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Agents IA sur-mesure · 39 exemples

Décrivez la tâche.
On fabrique l'agent.

Une phrase dans vos mots suffit. On vous montre l'agent qu'on fabriquerait pour vous, et l'exemple le plus proche de ce qu'on a déjà construit.

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Pourquoi maintenant
  • 26 % des TPE-PME françaises utilisaient l'IA en 2025, contre 13 % un an plus tôt
  • 74 % n'ont pourtant automatisé aucun processus concret
  • Facturation électronique : réception obligatoire pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026, émission au 1er septembre 2027 pour les TPE et PME — le calendrier officiel sur impots.gouv.fr
Définition

Qu'est-ce qu'un agent IA
pour une TPE ou une PME ?

Un agent IA est une automatisation déclenchée par un événement de votre activité — un email qui arrive, une prestation marquée terminée, un formulaire rempli, une facture reçue. Il exécute une suite d'étapes définies à l'avance : lire, classer, vérifier, rédiger, envoyer, relancer. Puis il rend la main, soit parce que la tâche est finie, soit parce qu'un cas sort du cadre et demande une décision humaine.

La différence avec un logiciel de gestion tient en un mot : l'exécution. Un logiciel digitalise un processus et attend qu'on s'en serve ; un agent l'exécute et ne vous sollicite que lorsqu'il le faut. La différence avec un assistant conversationnel est du même ordre : on ne lui parle pas, il travaille pendant qu'on fait autre chose.

Un agent utile est toujours un agent étroit. Il prend une tâche précise, identifiée, mesurable — pas « la gestion administrative ». C'est ce qui permet de le mettre en production en cinq à dix jours ouvrés, de vérifier qu'il fait le travail, et de le débrancher sans dommage s'il ne le fait pas.

Les trois conditions d'un agent qui tient
  1. 1Un déclencheur sans ambiguïtéUn événement observable dans vos outils. Si le départ dépend de « quand quelqu'un y pense », il n'y a pas d'agent possible.
  2. 2Une règle écrite plutôt qu'un usageCe qui n'est écrit nulle part ne peut pas être automatisé. Le cadrage sert souvent d'abord à écrire la règle, ensuite à la coder.
  3. 3Une sortie vérifiableUn résultat qu'on peut relire : une facture, un dossier complet, une liste d'appels. Un agent dont on ne peut pas contrôler le travail ne sera jamais utilisé.
Agent IA, chatbot, RPA, SaaS : ce qui les sépare
Comparaison entre un agent IA, un assistant conversationnel, une automatisation RPA et un logiciel en abonnement
Qui déclencheCe qu'il faitCe qu'il coûteCe qui vous appartient
Agent IAUn événement de votre activitéExécute une séquence et remonte les cas hors cadreForfait de mise en place, puis hébergementLe code, les données, les règles
Assistant conversationnelVous, à chaque demandeRépond à une question, ne fait rien de lui-mêmeAbonnement par utilisateurRien : le service reste chez l'éditeur
Automatisation RPAUn déclencheur, comme l'agentRejoue des clics — casse dès qu'un écran changeLicence par robot, plus la maintenanceLe scénario, rarement le socle
Logiciel en abonnementVotre équipe, en s'en servantDigitalise un processus, ne l'exécute pasAbonnement par utilisateur, à vieVos données, à l'export près

Ces catégories se combinent plus souvent qu'elles ne s'opposent : un agent se branche volontiers sur le logiciel en abonnement déjà en place plutôt que de le remplacer. Le point de bascule est la propriété — un agent construit pour vous reste chez vous, code compris.

Comment ça marche

Trois étapes, aucune installation.
Une porte d'entrée, jamais un supermarché.

1

Vous décrivez la gêne

Dans vos mots, sans vocabulaire technique. « Je réponds dix fois par jour aux mêmes questions » suffit largement.

2

On vous montre l'agent

Celui qu'on vous fabriquerait, avec son déclencheur, ses étapes et son résultat — et l'exemple déjà construit le plus proche, s'il y en a un.

3

On le fabrique chez vous

Cadré pendant l'appel, branché sur vos outils, réglé sur votre vocabulaire et vos règles. Cinq à dix jours ouvrés.

Ce qu'un agent n'est pas

Un robot qui décide à votre place : les cas sensibles remontent toujours à un humain

Un abonnement de plus : l'agent tourne sur votre infrastructure, le code vous appartient

Une boîte noire : chaque action est journalisée et consultable

Un projet de six mois : cinq à dix jours ouvrés pour un agent

Les exemples en détail

39 exemples, décrits en entier.
Déclencheur, étapes, résultat.

Ce que fait chaque agent, dans l'ordre, sans interaction requise. Les premiers forment le socle commun à tous les métiers ; les suivants sont propres à un métier et en emploient le vocabulaire. Aucun n'est un produit à activer : ce sont des travaux déjà livrés, refabriqués pour chaque maison qui les demande.

L'agent qui facture et relance

Factures oubliées, relances jamais faites, et la réforme de la facturation électronique à absorber : réception obligatoire pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026, émission au 1er septembre 2027 pour les TPE et PME

facturefacturationrelanceimpayéTVAfacture électroniquepaiementencaissementtrésorerie
Déclencheur
Une prestation est marquée « terminée »
Étapes
  1. 1Génère la facture au bon format
  2. 2Vérifie la conformité (mentions légales, TVA, format électronique)
  3. 3Envoie au client
  4. 4Programme une relance automatique si impayée à J+15
Résultat
Facture envoyée et relance programmée, visibles au tableau de bord

Gain indicatif · J+15 relance déclenchée sans y penser

Secteurs · tous

L'agent qui prépare vos devis

Devis retapés à la main à chaque fois, clauses légales oubliées

devischiffrageproposition commercialetarifestimationsignaturemétré
Déclencheur
Description rapide (texte ou dictée) d'une intervention
Étapes
  1. 1Structure la demande
  2. 2Applique le tarif et les clauses types
  3. 3Génère un PDF professionnel
  4. 4Envoie pour signature électronique
Résultat
Devis parti en signature, temps de rédaction divisé

Gain indicatif · 4 min au lieu d'une heure de rédaction

Secteurs · artisanat, BTP, professions libérales

L'agent qui répond à vos clients

Questions répétitives, délai de réponse trop long, équipe débordée

supportservice clientSAVticketréponse emailchatbotassistancequestionsboîte mail
Déclencheur
Un email ou message client arrive
Étapes
  1. 1Lit et catégorise la demande
  2. 2Cherche la réponse dans la base de connaissance de l'entreprise
  3. 3Répond directement si la réponse est fiable
  4. 4Escalade à un humain si le cas est complexe
Résultat
Réponse envoyée en secondes, ou ticket transmis avec son contexte

Gain indicatif · 8 s pour une question déjà connue

Secteurs · tous

L'agent qui trie vos prospects

Leads qui dorment, pas de suivi, priorisation à l'instinct

prospectleadcommercialventeCRMqualificationdémarchageformulairecontact entrant
Déclencheur
Un formulaire est rempli sur le site
Étapes
  1. 1Enrichit les informations du prospect
  2. 2Score et priorise selon des critères définis
  3. 3Notifie le bon commercial
  4. 4Envoie un premier message personnalisé
Résultat
Lead qualifié et assigné en moins d'une minute

Gain indicatif · < 1 min entre le formulaire et la relance

Secteurs · tous, immobilier, B2B

L'agent qui trie vos factures et notes de frais

Saisie manuelle chronophage, catégorisation fastidieuse, justificatifs perdus

comptabiliténotes de fraisfacture fournisseurexpert-comptablesaisiejustificatifticket de caisserapprochement
Déclencheur
Une facture ou un ticket est reçu ou photographié
Étapes
  1. 1Extrait les données du document
  2. 2Catégorise l'écriture comptable
  3. 3Vérifie la cohérence (doublons, montants suspects)
  4. 4Prépare l'export pour le comptable
Résultat
Écriture prête à exporter, alerte si une anomalie est détectée

Gain indicatif · 0 saisie le document devient l'écriture

Secteurs · tous

L'agent qui accueille vos nouveaux salariés

Onboarding bâclé, documents oubliés, questions RH répétitives

RHonboardingembaucheintégrationnouveau salariécontratrecrutementarrivée
Déclencheur
Une date d'embauche est enregistrée
Étapes
  1. 1Envoie les documents à signer
  2. 2Crée les accès nécessaires (email, outils)
  3. 3Planifie les formations obligatoires
  4. 4Répond aux questions RH courantes
Résultat
Nouveau salarié opérationnel dès le premier jour

Gain indicatif · J-1 tout est prêt la veille de l'arrivée

Secteurs · PME 10-50 salariés

L'agent qui prépare votre point hebdo

« Comment on a fait ce mois-ci » demande d'exporter trois fichiers Excel

reportingtableau de bordindicateursKPIchiffre d'affairesstatistiquesExcelexportbilan
Déclencheur
Chaque lundi matin, ou à la demande
Étapes
  1. 1Collecte les données (ventes, activité, indicateurs clés)
  2. 2Synthétise les tendances
  3. 3Génère un rapport lisible
  4. 4Envoie par email
Résultat
Rapport prêt à lire, zéro manipulation de fichier

Gain indicatif · Lundi 7 h le rapport est déjà dans la boîte

Secteurs · tous

L'agent qui range et retrouve vos documents

Documents dispersés entre emails, Drive et papier, une à deux heures perdues par jour à chercher une pièce

documentarchivecontratrechercheclassementDrivePDFdossierretrouver
Déclencheur
Un document est ajouté au système
Étapes
  1. 1Classe automatiquement le document
  2. 2Extrait les informations clés
  3. 3Indexe pour la recherche
  4. 4Répond aux questions type « où est le contrat de X ? »
Résultat
Document retrouvé en une recherche, pas en une fouille

Gain indicatif · 1 recherche au lieu de trois dossiers ouverts

Secteurs · juridique, santé, tous

L'agent qui publie pour vous

Pas le temps de poster régulièrement, contenu à adapter pour chaque plateforme

réseaux sociauxcommunicationcontenuInstagramLinkedInpublicationmarketingpostcalendrier éditorial
Déclencheur
Une actualité, une photo ou une info à partager
Étapes
  1. 1Rédige plusieurs formats adaptés par plateforme
  2. 2Propose un calendrier de publication
  3. 3Attend une validation rapide
  4. 4Publie automatiquement aux bons horaires
Résultat
Calendrier de contenu validé, publication automatisée

Gain indicatif · 10 min pour une semaine de publications

Secteurs · commerce, restauration, tous

L'agent qui gère votre planning

Téléphone qui sonne sans arrêt, doubles réservations, rendez-vous oubliés

rendez-vousplanningagendaréservationno-showcréneauxtéléphonerappelannulation
Déclencheur
Un client veut prendre rendez-vous
Étapes
  1. 1Propose les créneaux disponibles
  2. 2Confirme le rendez-vous
  3. 3Envoie un rappel automatique avant le RDV
  4. 4Relance en cas d'annulation
Résultat
Planning à jour, taux de no-show nettement réduit

Gain indicatif · −40 % de no-shows avec un rappel automatique

Secteurs · santé, bien-être, artisanat

L'agent qui veille sur votre réputation

Avis négatifs découverts trop tard, aucune réponse aux avis existants

avis Googleréputatione-réputationavis clientsnotationétoilescommentaire
Déclencheur
Un nouvel avis est publié en ligne
Étapes
  1. 1Détecte le nouvel avis
  2. 2Analyse le ton (positif, négatif, neutre)
  3. 3Répond automatiquement si positif
  4. 4Alerte immédiatement si négatif
Résultat
Réputation en ligne surveillée en continu

Gain indicatif · Temps réel un avis négatif ne dort jamais

Secteurs · commerce, restauration, tous

L'agent qui surveille votre marché

Pas le temps de suivre les concurrents ou l'actualité du secteur

veilleconcurrenceactualitémarchésecteurtendancesappels d'offresréglementation
Déclencheur
Chaque semaine, automatiquement
Étapes
  1. 1Scanne les sources pertinentes du secteur
  2. 2Filtre ce qui compte vraiment
  3. 3Résume en quelques lignes
  4. 4Envoie une synthèse
Résultat
Synthèse hebdo prête à lire en deux minutes

Gain indicatif · 2 min de lecture pour une semaine de veille

Secteurs · tous

L'agent qui rapproche biens et acquéreurs

Le fichier acquéreurs dort. Un bien rentré le lundi n'est proposé qu'aux trois clients dont le négociateur se souvient

rapprochementacquéreurfichier acquéreursmandatbienmatchingalerte acquéreurtransactionportefeuilleimmobilier
Déclencheur
Un mandat est signé, ou un projet acquéreur évolue
Étapes
  1. 1Lit le bien : surface, prix, secteur, DPE, points forts réels
  2. 2Le confronte à tous les projets acquéreurs du fichier
  3. 3Classe les correspondances par probabilité, pas par date d'inscription
  4. 4Prépare le message à envoyer, négociateur par négociateur
Résultat
Les bons acquéreurs contactés le jour de la rentrée du mandat, avec l'argumentaire

Gain indicatif · J0 le bien part au fichier le jour même

Secteurs · immobilier, transaction

L'agent qui repère les annonces de particuliers

Deux heures par jour à éplucher les annonces de particuliers, dont la plupart sont déjà en agence, hors secteur ou hors budget

pigeprospectionannonce particulierPAPprise de mandatestimationavis de valeursecteurimmobilier
Déclencheur
Chaque matin, sur vos secteurs et vos critères
Étapes
  1. 1Balaye les annonces de particuliers publiées dans la nuit
  2. 2Écarte les doublons, les confrères et le hors-secteur
  3. 3Estime le prix de marché et l'écart avec le prix affiché
  4. 4Classe les pistes et prépare l'accroche d'appel
Résultat
Une liste d'appels courte et justifiée, prête quand vous arrivez

Gain indicatif · −2 h de recherche manuelle chaque matin

Secteurs · immobilier, transaction

L'agent qui monte les dossiers de location

Un dossier locataire tient en une douzaine de pièces, arrivées par mail en quatre fois, dont trois illisibles

locationgestion locativedossier locatairegarantpièces justificativesbailétat des lieuxquittancecandidature
Déclencheur
Un candidat postule sur une annonce
Étapes
  1. 1Envoie la liste des pièces attendues, garant compris
  2. 2Contrôle la lisibilité et la cohérence de chaque pièce
  3. 3Relance automatiquement ce qui manque, sans que vous l'écriviez
  4. 4Remet au gestionnaire un dossier complet et hiérarchisé
Résultat
Dossier complet et vérifié, sans un aller-retour de mail

Gain indicatif · 0 relance à écrire vous-même

Secteurs · immobilier, gestion locative

L'agent qui surveille vos contrats et vos abonnements

Copieur, licences, téléphonie, location d'engins, assurances : ces contrats se reconduisent seuls, sans tarif négocié ni révision annuelle. Le préavis passe, et l'engagement repart pour un an au prix du fournisseur

contrat fournisseurreconduction taciteéchéancepréavisabonnementlicencelocation de matérielfrais générauxrenégociationrévision tarifaireconditions commercialesdépenses récurrentes
Déclencheur
Chaque contrat récurrent qui approche de sa date de préavis
Étapes
  1. 1Recense les contrats et abonnements qui tournent, par famille de dépense
  2. 2Suit pour chacun l'échéance, le préavis et la dérive de tarif
  3. 3Alerte avant la reconduction tacite, montant annuel à l'appui
  4. 4Prépare la remise en concurrence : cahier des charges et fournisseurs à consulter
Résultat
Un contrat remis en jeu pendant qu'il est encore négociable, au lieu d'un an de plus signé par défaut

Gain indicatif · 90 jours d'avance sur le préavis

Secteurs · BTP, tous

L'agent qui trie vos appels d'offres

La veille prend des heures pour trois dossiers sur cent qui correspondent, et une réponse complète mobilise vingt à quarante heures

appel d'offresmarché publicDCECCTPconsultationmémoire techniqueBOAMPDC1 DC2candidaturelot
Déclencheur
Une consultation est publiée sur vos lots et votre zone
Étapes
  1. 1Filtre les avis sur vos lots, votre zone et votre capacité réelle
  2. 2Télécharge le DCE et en extrait ce qui engage l'entreprise
  3. 3Sort les points bloquants et la liste des pièces à fournir
  4. 4Pré-remplit les pièces administratives depuis votre dossier type
Résultat
Trois dossiers à étudier au lieu de cent avis à ouvrir

Gain indicatif · −60 % de temps sur la préparation du dossier

Secteurs · BTP, artisanat

L'agent qui traque les travaux non facturés

Un changement décidé devant le client, à l'oral, se perd entre la parole et la facture — quelques pour cent du chiffre d'affaires chaque année

avenanttravaux supplémentairesmodificationchantierfacturationlitigechiffragevalidation clientTS
Déclencheur
Un échange, une photo ou une note de chantier signale un écart au devis
Étapes
  1. 1Repère l'écart entre ce qui était prévu et ce qui est fait
  2. 2Chiffre le supplément au tarif du marché en cours
  3. 3Fait valider le client par un lien, avec trace horodatée
  4. 4Bascule l'avenant signé dans la prochaine situation de travaux
Résultat
Avenant tracé, accepté et facturable — sans repasser au bureau

Gain indicatif · 100 % des avenants tracés et facturables

Secteurs · BTP, artisanat

L'agent qui prépare vos situations de travaux

La situation mensuelle se refait à la main dans un tableur, en fin de mois, quand tout le monde est déjà en retard

situation de travauxavancementretenue de garantierévision de prixdécomptefacturation chantiermaître d'ouvragesous-traitanceDGD
Déclencheur
Le 25 du mois, ou à la demande du maître d'œuvre
Étapes
  1. 1Reprend l'avancement saisi sur le chantier, lot par lot
  2. 2Applique les avenants, la retenue de garantie et la révision de prix
  3. 3Génère la situation au format attendu par le maître d'œuvre
  4. 4L'envoie et programme la relance de paiement
Résultat
Situation envoyée le jour dit, chaque ligne justifiable

Gain indicatif · Le 25 la situation part sans y passer la journée

Secteurs · BTP, artisanat

L'agent qui rattrape les rendez-vous annulés

Un créneau annulé le matin même reste vide toute la journée : personne n'a le temps de rappeler la liste d'attente entre deux patients

désistementannulationlance-rendez-vousliste d'attenteplanning cabinetpatientèlerappel de rendez-voussecrétariat médicaltaux de remplissage
Déclencheur
Un patient annule ou ne confirme pas son rendez-vous
Étapes
  1. 1Repère le créneau libéré et sa durée réelle
  2. 2Cherche dans la liste d'attente qui correspond au motif et au praticien
  3. 3Propose le créneau par SMS, au premier puis au suivant
  4. 4Confirme, met le planning à jour et prévient le secrétariat
Résultat
Le créneau reproposé et repris, sans un appel passé au cabinet

Gain indicatif · 20 min entre l'annulation et le créneau repris

Secteurs · santé, cabinets médicaux, paramédical

L'agent qui suit les rejets de tiers payant

Les rejets de télétransmission s'accumulent dans un retour que personne n'ouvre : ce sont des actes réalisés, jamais payés

tiers payanttélétransmissionrejet NoémieCPAMmutuelleimpayé santéfeuille de soinsretour NOEMIErecouvrement cabinet
Déclencheur
Un retour de caisse ou de mutuelle signale un rejet
Étapes
  1. 1Lit les retours, isole les rejets et leur motif
  2. 2Regroupe par cause : droits fermés, acte non couvert, erreur de saisie
  3. 3Prépare la correction et la re-télétransmission quand elle suffit
  4. 4Sort la liste de ce qui reste à réclamer, du plus ancien au plus récent
Résultat
Les rejets traités dans la semaine, pas retrouvés à la clôture

Gain indicatif · 0 acte réalisé et jamais payé

Secteurs · santé, cabinets médicaux, paramédical

L'agent qui surveille les délais de procédure

Les délais vivent dans quatre agendas et une pile de dossiers : le risque n'est pas de mal plaider, c'est de laisser courir une date

délai de procédureprescriptiondélai de recoursaudienceRPVAconclusionscalendrier de procédureavocatnotaire
Déclencheur
Un acte, une signification ou une décision entre au dossier
Étapes
  1. 1Lit la pièce et en extrait la date qui fait courir le délai
  2. 2Calcule l'échéance et les jalons intermédiaires du dossier
  3. 3Alerte l'associé et le collaborateur concernés, pas tout le cabinet
  4. 4Prépare la liste des pièces et écritures attendues avant la date
Résultat
Un calendrier de procédure tenu par dossier, alimenté par les actes eux-mêmes

Gain indicatif · J−15 l'alerte tombe avant l'échéance, pas après

Secteurs · juridique, avocats, notaires

L'agent qui prépare vos actes et vos courriers

Chaque acte repart d'un ancien document qu'on nettoie à la main, avec le risque de laisser le nom du client précédent

rédaction d'actetramemodèle de courrierassignationconclusionsacte notariéclausiergestion de cabinet
Déclencheur
Un acte ou un courrier type est demandé sur un dossier
Étapes
  1. 1Choisit la trame du cabinet correspondant à l'acte
  2. 2La remplit depuis les données du dossier, parties et pièces comprises
  3. 3Signale les clauses à arbitrer plutôt que de trancher à votre place
  4. 4Sort un document propre, à relire et à signer
Résultat
Un projet d'acte complet et sans résidu du dossier précédent, à relire

Gain indicatif · Trame remplie, jamais recopiée d'un autre dossier

Secteurs · juridique, avocats, notaires

L'agent qui court après les pièces des clients

Le cabinet passe ses journées à réclamer des relevés et des factures, et la production s'arrête en attendant

collecte de piècesrelance client comptablebilanTVAportail client cabinetGED comptablepièces manquantesexpert-comptable
Déclencheur
Une échéance approche et le dossier n'est pas complet
Étapes
  1. 1Compare les pièces reçues à ce qu'attend l'échéance du client
  2. 2Relance le client sur ce qui manque, précisément, pas en bloc
  3. 3Contrôle la lisibilité et le rattachement des pièces déposées
  4. 4Prévient le collaborateur quand le dossier bascule au complet
Résultat
Un dossier complet sans qu'un collaborateur ait écrit une relance

Gain indicatif · 0 relance écrite à la main par le cabinet

Secteurs · expertise comptable, conseil, gestion de patrimoine

L'agent qui prépare la révision

La révision commence par une heure de repérage : comptes d'attente, écarts de TVA, doublons, libellés incohérents

révision comptableanomalielettragecompte d'attenteTVA à contrôlercontrôle de cohérenceclôturedossier de travail
Déclencheur
Une balance est importée, ou la clôture approche
Étapes
  1. 1Passe les contrôles de cohérence du cabinet sur la balance
  2. 2Isole comptes d'attente, écarts de TVA, doublons et variations anormales
  3. 3Rapproche chaque anomalie de la pièce qui l'explique, quand elle existe
  4. 4Remet une liste hiérarchisée, du bloquant au cosmétique
Résultat
Le collaborateur ouvre le dossier sur les points à traiter, pas sur la balance

Gain indicatif · −1 h de repérage au début de chaque révision

Secteurs · expertise comptable, conseil

L'agent qui saisit les commandes reçues

Les commandes arrivent en PDF, en photo ou dans le corps d'un mail, et quelqu'un les retape ligne à ligne dans l'ERP

saisie de commandebon de commande PDFEDIADVadministration des ventesréférence articlenégocegrossiste
Déclencheur
Une commande client arrive par email
Étapes
  1. 1Lit le document, quel que soit son format
  2. 2Rapproche chaque ligne de votre référence article, unités comprises
  3. 3Signale les lignes douteuses au lieu de deviner
  4. 4Crée la commande et renvoie l'accusé de réception au client
Résultat
Commande enregistrée et confirmée, les écarts remontés à l'ADV

Gain indicatif · Ligne à ligne rapproché de votre référentiel

Secteurs · négoce, commerce B2B, distribution

L'agent qui surveille le stock et prépare les réappros

On découvre la rupture en préparant la commande, et le réappro se fait au jugé, article par article

rupture de stockréapprovisionnementstock minidélai fournisseurrotationinventairecommande fournisseurnégoce
Déclencheur
Chaque nuit, sur l'état du stock et les commandes en cours
Étapes
  1. 1Croise stock réel, commandes engagées et délai de chaque fournisseur
  2. 2Calcule ce qui manquera, et à quelle date
  3. 3Regroupe par fournisseur pour atteindre les franco de port
  4. 4Prépare la commande à valider, pas à écrire
Résultat
Une proposition de réappro par fournisseur, à valider en dix minutes

Gain indicatif · Avant la rupture, pas au moment de servir

Secteurs · négoce, commerce B2B, distribution

L'agent qui suit le coût matière

Les tarifs fournisseurs montent ligne par ligne, et le ratio matière ne se découvre qu'au bilan

coût matièreratio matièrefacture fournisseurfood costfiche techniquemarge platrestaurationhausse de tarif
Déclencheur
Une facture ou un bon de livraison fournisseur arrive
Étapes
  1. 1Lit la facture et rapproche chaque ligne du tarif précédent
  2. 2Signale les hausses et les écarts au bon de livraison
  3. 3Répercute le nouveau prix sur les fiches techniques concernées
  4. 4Sort le ratio matière du mois, carte en main
Résultat
Le ratio matière suivi en continu, hausse par hausse

Gain indicatif · Au reçu de la facture, pas au bilan

Secteurs · restauration, hôtellerie, traiteur

L'agent qui monte les plannings et suit les heures

Le planning se refait chaque semaine sur un tableur, et les heures réellement faites ne rejoignent jamais la paie

planning équipeheures supplémentairescoupurerepos hebdomadaireextraconvention collective HCRpointagemasse salariale
Déclencheur
Chaque semaine, ou dès qu'une absence est déclarée
Étapes
  1. 1Part de l'activité prévue et des compétences de chacun
  2. 2Applique repos, coupures et durées maximales de la convention
  3. 3Propose le planning et signale ce qui coince
  4. 4Récupère les heures réellement faites et prépare la paie
Résultat
Un planning proposé en quelques minutes, et des heures justes en paie

Gain indicatif · Heures réelles remontées, pas ressaisies

Secteurs · restauration, hôtellerie, commerce

L'agent qui récupère les preuves de livraison

La facture attend un bon signé qui est resté dans une cabine, et le client conteste un mois plus tard

preuve de livraisonPODlettre de voiturebon de livraison signélitige transportfacturation transportréserveaffrètement
Déclencheur
Une tournée se termine, ou un bon manque au dossier
Étapes
  1. 1Rapproche chaque livraison de sa preuve, photo ou signature
  2. 2Relance le conducteur ou l'affrété sur ce qui manque
  3. 3Classe les réserves et les anomalies avec la livraison concernée
  4. 4Débloque la facturation dès que le dossier est complet
Résultat
Le dossier de livraison complet, et la facture qui part sans attendre

Gain indicatif · 0 facture en attente d'un bon introuvable

Secteurs · transport, logistique, messagerie

L'agent qui prépare les tournées et prévient les clients

La tournée se monte le soir sur un tableur, et le standard passe la journée à répondre « il arrive quand ? »

tournéeplan de transportordre de missioncréneau de livraisonnotification clientretardoptimisation de tournéedernier kilomètre
Déclencheur
La veille au soir, sur les commandes à livrer
Étapes
  1. 1Groupe les livraisons par zone, contraintes de créneau comprises
  2. 2Propose un ordre de tournée réaliste, pas théorique
  3. 3Envoie à chaque client son créneau estimé
  4. 4Prévient d'un retard avant que le client appelle
Résultat
Une tournée prête la veille, et un standard qui se vide

Gain indicatif · La veille la tournée est prête et annoncée

Secteurs · transport, logistique, livraison

L'agent qui suit les ordres de fabrication

L'atelier avance, le bureau suit sur un tableau blanc, et l'écart entre temps prévu et temps passé se découvre à la facturation

ordre de fabricationOFtemps gammeatelieren-courscharge machineGPAOprix de revient
Déclencheur
Un ordre de fabrication est lancé ou avance d'une opération
Étapes
  1. 1Reprend les déclarations de l'atelier, poste par poste
  2. 2Compare le temps passé au temps de gamme, opération par opération
  3. 3Alerte dès qu'une série dérive au-delà du seuil
  4. 4Met à jour le prix de revient et la date de sortie prévue
Résultat
L'avancement et la dérive lisibles en continu, pas à la clôture

Gain indicatif · Pendant la série, pas à la facturation

Secteurs · industrie, production, sous-traitance industrielle

L'agent qui trace les non-conformités

Les non-conformités se notent sur papier, se retapent avant l'audit, et les actions correctives se perdent entre les deux

non-conformitéaction correctiveISO 9001qualité8Drebutaudittraçabilitéréclamation client
Déclencheur
Un opérateur, un contrôle ou un client signale un défaut
Étapes
  1. 1Enregistre le défaut avec photo, lot et poste concernés
  2. 2Rattache la pièce, le fournisseur et l'ordre de fabrication
  3. 3Ouvre l'action corrective et relance son responsable
  4. 4Tient à jour le registre attendu par l'auditeur
Résultat
Un registre qualité à jour en continu, pas reconstitué avant l'audit

Gain indicatif · À jour le jour où l'auditeur arrive

Secteurs · industrie, production, agroalimentaire

L'agent qui tient le dossier Qualiopi

Les preuves des trente-deux indicateurs existent, éparpillées dans les mails et les disques : les rassembler prend une semaine avant chaque audit

Qualiopiaudit de surveillanceindicateurpreuveréférentiel national qualitéorganisme de formationBPFcertification
Déclencheur
Une session se termine, ou l'audit approche
Étapes
  1. 1Rattache chaque document à l'indicateur qu'il prouve
  2. 2Repère les indicateurs sans preuve fraîche
  3. 3Relance les formateurs sur ce qui manque
  4. 4Sort le dossier d'audit classé dans l'ordre du référentiel
Résultat
Un dossier d'audit prêt en permanence, indicateur par indicateur

Gain indicatif · Prêt le dossier d'audit, en permanence

Secteurs · formation, CFA, organisme de formation

L'agent qui monte les dossiers de financement

Chaque financeur veut ses pièces et son formulaire, et un dossier incomplet se solde par une prise en charge refusée après la session

OPCOprise en chargeCPFFrance Travailconvention de formationsubrogationfinancementinscription apprenant
Déclencheur
Un apprenant s'inscrit sur une session
Étapes
  1. 1Identifie le financeur et les pièces qu'il exige
  2. 2Pré-remplit convention, programme et devis depuis la session
  3. 3Relance l'entreprise ou l'apprenant sur ce qui manque
  4. 4Suit la décision de prise en charge jusqu'au solde
Résultat
Une prise en charge instruite avant la session, pas contestée après

Gain indicatif · Avant la session, pas après le refus

Secteurs · formation, CFA, organisme de formation

L'agent qui rappelle révisions et contrôles

Le fichier véhicules dort : le client repart après sa révision et personne ne le rappelle avant qu'il aille ailleurs

relance entretiencontrôle techniquerévisionfin de garantiefichier client garagecarnet d'entretienatelierrappel constructeur
Déclencheur
Une échéance approche sur un véhicule du fichier
Étapes
  1. 1Suit kilométrage, date de révision, contrôle technique et fin de garantie
  2. 2Choisit le bon moment pour chaque véhicule, pas un envoi de masse
  3. 3Envoie le rappel avec les créneaux réellement disponibles
  4. 4Bascule la prise de rendez-vous dans le planning atelier
Résultat
Un planning atelier alimenté par le fichier, pas par le hasard

Gain indicatif · Au bon moment, véhicule par véhicule

Secteurs · automobile, garage, concession

L'agent qui fait valider les réparations

Le mécanicien trouve autre chose, le client n'est pas joignable, et le véhicule reste sur le pont toute la journée

ordre de réparationdevis complémentaireaccord clientatelierpièces détachéesimmobilisationgarantiefacturation garage
Déclencheur
Un technicien signale un travail non prévu à l'ordre de réparation
Étapes
  1. 1Chiffre le complément au tarif de l'atelier, pièces comprises
  2. 2Vérifie la disponibilité de la pièce et le délai
  3. 3Envoie l'accord à signer au client, avec photo à l'appui
  4. 4Bascule le complément accepté sur la facture et le planning
Résultat
L'accord client obtenu et tracé, sans immobiliser le pont

Gain indicatif · Tracé l'accord client, jamais seulement oral

Secteurs · automobile, garage, concession

L'agent qui affecte les interventions

Une absence à 6 h du matin se règle au téléphone, site par site, et le client s'aperçoit du trou avant vous

planning d'interventionordre de servicesite clienttournée d'agentsremplacementpropretésécuritémaintenance multitechniquepointage
Déclencheur
Une absence, un ordre de service ou une demande urgente
Étapes
  1. 1Cherche qui est disponible, habilité et proche du site
  2. 2Propose le remplacement et confirme par message
  3. 3Met à jour le planning, le client et la feuille de pointage
  4. 4Trace ce qui n'a pas pu être couvert, plutôt que de le taire
Résultat
Le remplacement bouclé avant l'heure de prise de poste

Gain indicatif · Avant 6 h le remplacement est trouvé et confirmé

Secteurs · propreté, sécurité, maintenance, services aux entreprises

L'agent qui rédige les rapports d'intervention

Le travail est fait, mais rien ne le prouve : les rapports se rédigent le vendredi soir, ou pas du tout

rapport d'interventioncompte rendumain courantecontrôle qualitécahier des chargesprestationpreuve de passagefacturation à l'intervention
Déclencheur
Une intervention est déclarée terminée sur le terrain
Étapes
  1. 1Reprend photos, horodatages et notes saisies sur place
  2. 2Les met en forme au gabarit attendu par le client
  3. 3Signale les écarts au cahier des charges plutôt que de les lisser
  4. 4Envoie le rapport et l'attache à la facturation du mois
Résultat
Un rapport par intervention, envoyé le jour même

Gain indicatif · Le jour même, pas le vendredi soir

Secteurs · propreté, sécurité, maintenance, services aux entreprises

Pas sûr de votre cas

Un agent mal cadré ne sert à rien.
Trois minutes suffisent à trancher.

Le questionnaire reprend chaque tâche que vous voulez déléguer : volume réel, personne qui s'en occupe, outils déjà en place. C'est la matière de l'appel, et donc de ce qu'on vous fabriquera. À la sortie, vous savez quels agents ont du sens et dans quel ordre — y compris quand la réponse est « aucun, corrigez d'abord le process ».