Le dossier d'audit prêt en permanence.
Un organisme de formation produit trois fois plus d'administratif que de pédagogie, et ce n'est pas un défaut d'organisation : c'est le métier tel que le financement l'a façonné. Chaque financeur veut ses pièces, chaque indicateur veut sa preuve, chaque session veut son émargement. Le travail existe, il est fait, mais il est fait deux fois, une fois au fil de l'eau et une fois reconstitué avant l'audit.
- Organismes de formation professionnelle
- CFA et apprentissage
- Formateurs indépendants et réseaux
- Écoles privées et enseignement supérieur
- Formation interne d'entreprise
- Bilans de compétences et VAE
Ce qui coince, chez vous.
Les preuves Qualiopi existent, éparpillées
Elles sont dans les mails, les disques partagés et les dossiers des formateurs. Les rassembler avant l'audit prend une semaine, chaque fois.
Une prise en charge refusée se découvre après la session
Une pièce manquante au dossier de financement, et la formation est déjà faite. La discussion avec le client commence au pire moment.
Les émargements se courent après la session
Feuilles oubliées, signatures manquantes, distanciel non tracé : autant de trous dans le dossier qui devient impossible à défendre.
Le suivi des apprenants vit dans autant d'endroits que d'outils
Inscriptions ici, présences là, évaluations ailleurs. Répondre à « où en est cet apprenant ? » demande d'ouvrir trois onglets.
- + Gestion & suivi métierUne seule source de vérité
- + Automatisations & agents IALe travail répétitif, fait pendant la nuit
- + Planning & réservationLe temps et les ressources, sans double réservation
- + Facturation & devisDu devis à l'encaissement, sans ressaisie
- + Tableaux de bord & pilotageLes chiffres qui comptent, sans export Excel
Les briques, appliquées
Formation & organismes de formation, concrètement.
Un projet type en combine trois à quatre. Chaque ligne ci-dessous est un exemple réel de ce que la brique donne dans votre métier, pas une description générique.
Une seule source de vérité
Session, apprenants, formateurs, financeurs et preuves reliés : l'état d'un dossier se lit sur un écran, pas sur trois outils.
Le travail répétitif, fait pendant la nuit
Chaque document produit est rattaché à l'indicateur Qualiopi qu'il prouve, et les indicateurs sans preuve fraîche sont signalés avant l'audit.
Le temps et les ressources, sans double réservation
Sessions, salles et formateurs planifiés sans conflit, avec convocations et rappels envoyés aux apprenants et aux entreprises.
Du devis à l'encaissement, sans ressaisie
Facturation au financeur ou à l'entreprise selon le montage, subrogation suivie, soldes réclamés une fois la session justifiée.
Les chiffres qui comptent, sans export Excel
Taux de remplissage des sessions, indicateurs de satisfaction, prises en charge en attente, marge par session et par formateur.
Un accès sécurisé pour les clients de vos clients
L'apprenant dépose ses pièces, signe ses émargements et récupère ses attestations ; l'entreprise suit ses salariés inscrits.
Connecter ce que vous utilisez déjà
Branchement sur le LMS, la comptabilité et les plateformes de financement, plutôt qu'une ressaisie entre chaque.
Ce qui peut tourner
sans vous, dès la semaine prochaine.
Six agents déjà conçus qui trouvent leur usage dans ce secteur. Le vôtre se cadre pendant l’appel et se fabrique en 5 à 10 jours ouvrés.
Ce qu'on nous demande
dans ce secteur.
Ça remplace notre LMS ?
Non. Le LMS porte le contenu pédagogique et le parcours de l'apprenant ; c'est un métier à part et il est déjà bien couvert. Ce qui manque presque toujours, c'est la couche administrative autour : le dossier de financement, les preuves d'indicateur, les émargements, la facturation au bon financeur. On s'y branche pour récupérer présences et complétions, on ne le refait pas.
L'outil garantit-il la certification Qualiopi ?
Non, et aucun outil ne le peut : la certification s'obtient devant un auditeur, sur des pratiques réelles. Ce que l'outil change, c'est le coût de la preuve. Chaque document est rattaché à l'indicateur qu'il sert au moment où il est produit, et le dossier d'audit se sort dans l'ordre du référentiel. Vous ne reconstituez plus, vous exportez.
Nous travaillons avec plusieurs OPCO, chacun a ses règles.
C'est exactement le genre de règles métier qu'un outil sur mesure absorbe et qu'un abonnement générique refuse. Chaque financeur a sa liste de pièces, son formulaire et son calendrier : ils sont écrits une fois au cadrage, et le dossier se pré-remplit ensuite selon le financeur de l'apprenant. Quand une règle change, c'est une ligne à modifier, pas un contournement à inventer.
- Garages & concessions
Révisions, contrôles techniques et fins de garantie rappelés au bon moment, accords de réparation obtenus et tracés, planning atelier alimenté par le fichier.
Voir la page - Services aux entreprises
Interventions affectées et remplacements bouclés avant 6 h, rapports d'intervention envoyés le jour même, contrats et heures suivis site par site.
Voir la page - Beauté & bien-être
Rendez-vous rappelés et replanifiés, stock de produits surveillé, clients fidélisés : l'institut reprend la main sur ce qui se joue hors du fauteuil.
Voir la page - Énergie & durabilité
Dossiers MaPrimeRénov' et CEE complets du premier coup, devis et visites techniques suivis, chantiers tracés jusqu'à l'attestation : la paperasse ne fait plus perdre l'aide.
Voir la page
Un outil pour Formation & organismes de formation ? Le point de départ est le même.
Trente minutes pour passer vos tâches en revue et voir ce que je construirais en premier. La démonstration est sans engagement, la mise en route se chiffre sur devis, puis l'abonnement démarre dès 190 € HT par mois, et je vous dis aussi quand la bonne réponse est de ne rien construire.
